06.03.2019

Reforma PPK – co nas czeka w najbliższych tygodniach?

W ostatnim czasie powstało wiele artykułów opisujących PPK, obowiązki pracodawców czy zasady działania planów. Przede wszystkim są to teksty straszące pracodawców i mnożące wątpliwości związane z interpretacją przepisów ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych.

Co powinni dzisiaj zrobić pracodawcy?

Jak najlepiej przygotować się do wdrożenia PPK? Czy nie robiąc dzisiaj nic, nie narażamy się na ryzyko, że za chwilę będzie za późno na podjęcie działań? To ważne pytania, ale wydaje się, że odpowiedź na nie może być tylko jedna. Nie ma jeszcze potrzeby rozpoczynania prac nad PPK. Po pierwsze dlatego, że nie mamy na rynku produktów, nie można więc wybrać zarządzającego planami. A skoro nie można wybrać zarządzającego, to nie mamy z kim negocjować warunków umów składających się na PPK, czy planować kolejnych kroków związanych z uruchamianiem planu.

Kiedy przystąpić do działania?

W wielu publikacjach bardzo dosłownie zinterpretowano datę 1 lipca 2019 roku, wskazując, że jest to termin od którego najwięksi pracodawcy (zatrudniający więcej niż 250 osób) zobowiązani będą uruchomić PPK. Nie jest to prawda. Ustawa stanowi jedynie, że jej zapisy zaczną obowiązywać tą grupę firm od 1 lipca. Nie oznacza to oczywiście, że tego dnia ma się coś w tych firmach wydarzyć. Polski Fundusz Rozwoju starając się pomóc pracodawcom, na swoich stronach opublikował graniczne daty wypełnienia ustawowych obowiązków ustawy, wskazując m.in., że pracodawcy będą zobowiązani zawrzeć „pierwszą umowę PPK” (tzw. umowę o zarządzanie PPK) nie później niż do 25 października 2019 roku. W kolejnym kroku podpisać zaś z wybraną przez siebie instytucją finansową („podpisać” to raczej umowny termin) umowę o prowadzenie PPK w imieniu swoich pracowników. Termin wskazany przez PFR dla tej czynności to 12 listopada. W ten sposób wyznaczono też termin naliczenia pierwszych składek na PPK (nastąpi to od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po dacie zawarcia tej ostatniej umowy) i ich odprowadzenia (do 15 dnia następnego miesiąca). Jak widać, w praktyce oznaczać to może, że pierwsze składki do PPK, pracodawcy będą odprowadzać w listopadzie lub grudniu 2019 roku. Czasu wydaje się być wciąż dużo. Choć, co oczywiste, aby podpisać pierwszą z ww. umów, wcześniej będziemy musieli wybrać instytucję finansową, a na ten proces zdecydowanie należy przeznaczyć więcej niż 1-2 miesiące. Ale to i tak oznacza, że w praktyce projekt PPK trzeba będzie zacząć nie wcześniej niż w kwietniu lub maju. Wtedy też powinno być już jasne, które instytucje finansowe będą oferować swoje produkty PPK.

Co w takim razie można zrobić dzisiaj?

Lista działań, które pracodawcy mogą podjąć już dziś w związku z wdrożeniem PPK nie jest długa.

  1. Po pierwsze możemy już teraz zdecydować, jaką rolę w naszej firmie odgrywać będzie PPK, czy chcemy zaoferować plan, by spełnić jedynie wymogi ustawowe, czy może nasze PPK ma być częścią szerszej oferty świadczeń emerytalnych? Warto w tym miejscu pamiętać, że wciąż średniej wielkości pracodawcy (zatrudniające poniżej 250 pracowników) mają czas, by zamiast PPK uruchomić pracowniczy program emerytalny (mogą to zrobić do grudnia 2019 roku). Tak więc, przynajmniej w ich przypadku odpowiedź na takie pytanie nie musi być wcale prosta.
  2. Po drugie możemy już dzisiaj przygotować się organizacyjnie do projektu PPK, zaplanować proces, przygotować jego harmonogram, zdecydować, czy i kto nam pomoże wdrożyć PPK, czy będziemy korzystać z zewnętrznego wsparcia, kto będzie członkiem zespołu projektowego itd.
  3. Po trzecie, nic nie stoi na przeszkodzie, aby już teraz zaplanować lub nawet rozpocząć proces wewnętrznej komunikacji, a w tym zakresie m.in. ustalić w jaki sposób chcemy współpracować ze związkami zawodowymi (jeżeli w firmie działają) lub reprezentacją pracowniczą oraz przygotować się do wyboru tej reprezentacji.

Z powyższych kwestii, warto przyjrzeć się działaniom komunikacyjnym, które właściwie możemy rozpocząć już teraz. Dlaczego komunikacja może być tak ważna? Bez wątpienia nasi pracownicy będą chcieli wiedzieć czym są PPK i czy warto w nich oszczędzać? Po drugie, związki zawodowe lub reprezentacja pracownicza z pewnością liczyć będą na wsparcie pracodawcy, bo przecież ustawa wymaga od nich zaangażowania w proces wyboru zarządzającego. A w końcu, pracodawca powinien zachować daleko idącą ostrożność w komunikowaniu PPK ze względu na ustawowy zakaz „nakłaniania do rezygnacji z PPK”. Zagrożone jest to karą grzywny w wysokości 1,5% funduszu płac. Szczególnie ten ostatni element wywołuje szereg dyskusji i obaw pracodawców. Jakie działania traktowane będą jako nakłanianie? Czym będą kierować się sądy orzekając w takich sprawach? W tym miejscu warto postawić sobie pytanie do jakich działań informacyjnych zobowiązani będą pracodawcy? Ustawa o PPK wydaje się wyraźnie wskazywać, że ten obszar działalności jest domeną moderatora rynku PPK, czyli PFR, a bezpośrednio Portalu PPK oraz instytucji finansowych, które będą oferować PPK. To wśród zadań Portalu wymieniony jest obowiązek informowania uczestników, pracowników i pracodawców o ich prawach i obowiązkach wynikających z ustawy. W efekcie warto już teraz zastanowić się czy i w jakim zakresie pracodawca powinien się zaangażować w komunikację? Czy może powinien ograniczyć działania wyłącznie do dostarczenia pracownikom informacji publikowanych na Portalu? Lub dostarczyć im jedynie gotowy druk oświadczenia o rezygnacji z PPK?

Sposobów postępowania będzie wiele i zdecydowanie ten obszar aktywności warto dobrze przemyśleć i zaplanować. Pamiętajmy, że ustawa stanowi, że pracodawca może informować o warunkach uczestnictwa w PPK. Ale czy zawsze należy z tej możliwości „skorzystać” i w jaki sposób to zrobić będzie już zależało od firmy.

Podsumowując – z pewnością część pracodawców uzna, że warto zarządzać aktywnie obszarem komunikacji PPK. Skoro bowiem ponosimy koszt składki to należy wokół tego kosztu budować wartość i akcentować rolę pracodawcy w całym procesie. Niektórzy zapewne uznają, że skoro ustawodawca nie wymaga od firm aktywności na tym polu, to wystarczy się ograniczyć do wypełnienia obowiązków ustawowych. Każde z tych rozwiązań ma swoje dobre i złe strony. Najważniejsze, aby o tym świadomie zdecydować.

W kolejnym tekście, dotyczącym Pracowniczych Planów Kapitałowych, znajdą się informacje o tym w jaki sposób, w oparciu o PPK, budować firmowe świadczenie emerytalne? Czy PPK powinno stanowić najważniejszy element tego systemu? Co w takiej sytuacji zyska lub czym może ryzykować pracodawca? I w końcu, czy istnieją wciąż rzeczywiste alternatywy w stosunku do PPK?

 

Krzysztof Nowak, Mercer
Warszawa, 4 marca 2019r.