Wieloetapowy proces relokacji – jak przeprowadzić go bez straty dla firmy?


Przeprowadzka do nowej siedziby to wieloetapowy, skomplikowany proces, wymagający opracowania strategii i dobrego przygotowania. Stworzenie planu relokacji z odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli uniknąć niepotrzebnego chaosu, wyeliminuje błędy, a przede wszystkim spowoduje, że biuro będzie operacyjne już od pierwszego dnia po przeprowadzce. 

Decyzja o relokacji biura należy do jednych z ważniejszych decyzji biznesowych firmy. Nie tylko dlatego że wymaga przeprowadzenia skomplikowanego procesu fizycznej zmiany siedziby. Od tej decyzji może zależeć wizerunek organizacji, zaangażowanie i wydajność pracowników czy też kondycja finansowa firmy. Pamiętajmy, że dobre biuro, to biuro które sprzyja rozwojowi organizacji.


Dlaczego?

Najczęstszą przyczyną relokacji jest koniec umowy najmu dotychczasowej przestrzeni. Wysoka aktywność deweloperów na rynku biurowym w Polsce w ostatnich latach spowodowała, że wybór nowoczesnych powierzchni biurowych znacząco wzrósł. Już niemal standardem jest certyfikowanie nowo powstałych obiektów, co dodatkowo może zachęcać najemców do zmiany siedziby.

Innym powodem przemawiającym za przeprowadzką jest zmiana strategii organizacji. Można spodziewać się, że w efekcie pandemii, aspekt ten w najbliższej przyszłości zyska na znaczeniu. Część firm już teraz rozważa zmianę modelu pracy na hybrydowy. Wprowadzenie go może skutkować albo zmniejszeniem zapotrzebowania na wynajmowaną powierzchnię, wzrostem zapotrzebowania na powierzchnie flex albo koniecznością zaaranżowania środowiska pracy stosownie do nowej rzeczywistości i potrzeb pracowników.

W ostatnim roku decyzje o relokacji często podyktowane były potrzebą poszukiwania oszczędności i długofalowej optymalizacji kosztów.


Kiedy i po co?

Proces planowania relokacji zaczyna się dużo wcześniej niż fizyczne przetransportowanie potrzebnych sprzętów. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, na ile wcześniej powinno się rozpocząć przygotowania. Zależy to m.in. od wielkości i charakteru organizacji, terminu zakończenia umowy najmu lub potrzeb związanych z konkretnym projektem. Na przeprowadzenie całego procesu od początku do końca dobrze jest mieć około roku, choć zdarzają się przypadki, gdy firmy rozpoczynają go już 3 lata przed wygaśnięciem umowy najmu.

Relokacja powinna być wynikiem dokładnej i przemyślanej analizy, a nie impulsu. Dlatego też na samym wstępie warto zadać sobie kilka kluczowych pytań: czy, a jeśli tak, to dlaczego moja firma potrzebuje relokacji? Jakie korzyści przyniesie zmiana siedziby? Czy korzyści ze zmiany będą większe niż wyzwania, które ten proces przed nami postawi? Jak na tę perspektywę reagują pracownicy? Czego oczekują od przestrzeni, w której pracują?


Gdzie?

Kiedy potrzeba zostanie już zdiagnozowana, kolejnym krokiem powinien być wybór odpowiedniego miejsca, które będzie nową siedzibą firmy. Poszukiwanie nowego biura należy rozpocząć od analizy potrzeb firmy oraz oczekiwań względem wynajmowanej powierzchni w kilkuletniej perspektywie czasowej. Obok czynników takich, jak liczba pracowników i plany rekrutacyjne, warto wziąć pod uwagę trendy w zakresie optymalizacji i adaptacji przestrzeni biurowej, wśród nich te, które wiążą się z wprowadzaniem elastycznego czasu pracy, home office oraz desksharing. Proces zmiany lokalizacji stwarza firmom szereg nowych możliwości, w szczególności okazję do aranżacji nowej przestrzeni w taki sposób, by efektywnie wspierała pracowników firmy w realizacji jej celów biznesowych. By tak się stało, trzeba jednak odpowiednią ilość czasu przeznaczyć na stworzenie strategii i identyfikację potrzeb, celów, a także wyzwań, które stoją przed organizacją. 

Choć pewne czynniki, którymi kierują się klienci przy wyborze nowego biura już od dłuższego czasu zyskiwały na znaczeniu, to ich rola w efekcie pandemii szczególnie wzrosła. Mowa głównie o systemach pozwalających zapewnić użytkownikom przestrzeni jak największy poziom bezpieczeństwa, np. aplikacje do kompleksowego zarządzania biurem czy rozwiązania bezdotykowe.

Coraz większe znaczenie zyskuje również proekologiczność budynku, certyfikaty takie jak BREEAM czy LEED, potwierdzające, że nieruchomość jest przyjazna dla środowiska. Potencjalni najemcy zwracają uwagę także na nowoczesność zainstalowanych w obiekcie instalacji, w kontekście możliwości zarządzania polityką kosztów eksploatacyjnych np. systemu BEMS czy HVAC.

Kolejną istotną kwestią jest to, by budynek posiadał dodatkowe funkcje przyjazne dla użytkowników np. udogodnienia dla osób przyjeżdżających do pracy rowerem. Firmy coraz częściej zwracają uwagę na elastyczność wynajmowanej powierzchni i możliwości dopasowywania jej do dynamicznie zmieniających się potrzeb.

 

Analiza kluczem do sukcesu

Każda zmiana wymaga odpowiedniej koordynacji i zarządzania tą zmianą. Zatem podstawowym zadaniem, już na etapie planowania zmiany siedziby powinno być wybranie managera projektu, który będzie odpowiadał za koordynację całości działań związanych z przeprowadzką wewnątrz firmy. Wyznaczenie konkretnej, doświadczonej osoby do tego zadania jest kluczowe dla sukcesu całej operacji.

Zgłaszają się do nas firmy, które proces relokacji przechodzą po raz pierwszy. Nie wiedzą, od czego zacząć i jakie kroki po kolei należy wykonać. Naszym zadaniem, jest pomóc im przejść przez ten newralgiczny moment w życiu organizacji jak najsprawniej.

Proces przeprowadzki powinien opierać się na ułożeniu z wyprzedzeniem odpowiedniego harmonogramu wraz z osią czasową, uwzględniającego wszystkie elementy przedsięwzięcia i indywidualne potrzeby firmy. Warto go przygotować już na pół roku przed faktycznym startem.

Następnie, w zależności od ustalonych ram czasowych, przechodzi się do etapu analizy. Może ona ograniczyć się jedynie do fizycznej przestrzeni, kiedy skupimy się na badaniu, co w obecnym biurze nie działa i jak sprawić, by nie powtórzyć tych samych błędów w nowym miejscu. W centrum naszych zainteresowań znajdzie się wówczas akustyka, różnorodność funkcjonalna biura, zwiększenie liczby sal spotkań czy zapewnienie pracownikom dostępu do światła i świeżego powietrza. W przypadku, gdy tego czasu mamy więcej, warto pokusić się o zadanie głębszych pytań i zastanowić się, jak środowisko pracy może pomóc nam skuteczniej realizować nasze cele biznesowe. Jeśli jako organizacja chcemy być innowacyjni, zastanówmy się, co musimy zmienić, aby nasi pracownicy częściej wymieniali się pomysłami. Jeśli chcemy szybko reagować na zmiany na rynku, przyjrzyjmy się, jakie elementy obecnego środowiska i sposobu pracy nas spowalniają. Jeśli zadamy sobie takie pytania, w centrum naszych zainteresowań znajdzie się kultura organizacyjna, metody zarządzania i obowiązujące w firmie zasady. Nowe biuro będzie pełniło wówczas funkcję narzędzia, wspierającego naszą organizację w realizacji jej celów. Sama przeprowadzka stanowić będzie natomiast okazję do zmiany tego, co na co dzień wydaje się niemożliwe do zmiany.

Przy łączeniu kilku lokalizacji w jedną konieczność zadawania głębszych pytań staje się jeszcze bardziej oczywista. Często bowiem okazuje się, że w odrębnych lokalizacjach wykształcają się odrębne kultury organizacyjne. Kultury z własnymi zasadami, symbolami i lokalnymi legendami. Nawet najlepiej zaprojektowane biuro nie wystarczy, aby te odrębne plemiona zaczęły funkcjonować razem jako jeden, spójny organizm. Kluczową rolę w takich procesach odgrywa całościowe podejście do kształtowania doświadczeń pracowników. Należy ustalić, kim chcemy być jako organizacja, jakie zmiany chcemy wprowadzić i dlaczego. W tym celu przeprowadzamy np. warsztaty z zarządem i z pracownikami, dzięki czemu jesteśmy w stanie określić ich potrzeby i obawy związane z przyszłym miejscem pracy.

Obecnie firmy chcą wykorzystać to, czego nauczyły się podczas pandemii i stworzyć pewnego rodzaju hybrydę między modelem, który funkcjonował kiedyś, a tym który został nam w dużej mierze narzucony przez aktualną sytuację epidemiczną. Pytania, z którymi zgłaszają się do nas klienci dotyczą głównie tego, w jakich proporcjach łączyć pracę tradycyjną ze zdalną, jaki to może mieć wpływ na ich organizację oraz wynajmowaną przestrzeń.

Na podstawowe tych wszystkich danych jesteśmy w stanie wybrać oraz zaprojektować przestrzeń, która wprowadzi firmę na nowy poziom funkcjonowania i pozwoli zaimplementować trwałą zmianę wspierającą określone cele biznesowe organizacji.


Gdy nadchodzi godzina zero 

Poza etapem strategicznym równie istotne jest poświęcenie uwagi kwestiom techniczno-operacyjnym. Jednym z kluczowych elementów jest wybór firmy przeprowadzkowej, która doradzi w jaki sposób wykonać ją najefektywniej.

Warto wykonać inwentaryzację posiadanego sprzętu i wyposażenia. Pozwoli to zachować porządek w trakcie relokacji, jak również zaraz po niej, gdy każdy z pracowników będzie chciał jak najszybciej przystosować stanowisko pracy w nowym miejscu do swoich indywidualnych potrzeb.

Zmiana siedziby jest okazją nie tylko do pozbycia się zbędnych przedmiotów czy przestarzałych procedur, tworzy się również przestrzeń na wypróbowanie nowych możliwości. Może warto zastanowić się, czy dobrym pomysłem nie będzie wyprowadzenie archiwum na zewnątrz albo przyjęcie systemu „gorących biurek”, stanowiącego niezwykle aktualny temat w dzisiejszych czasach. W codziennej rutynie nie ma czasu na kwestionowanie status quo, za to planowana zmiana siedziby skłania do rozważenia różnych usprawnień i nowych rozwiązań.

Istotną kwestią jest również zadbanie o odpowiednie przygotowanie wszystkich przedmiotów, archiwów czy mebli do przeprowadzki. Jeśli posiadamy ważne dokumenty firmowe, w szczególnie te zawierające wrażliwe dane osobowe, warto zabezpieczyć je w specjalnych pojemnikach z plombą. Dzięki temu będziemy mieli pewność, że nie weszły one w posiadanie osób trzecich. Odpowiednie posegregowanie rzeczy przed przeprowadzką oraz ponumerowanie opakowań ze sprzętem przyspieszy proces relokacji. To dobry moment na uporządkowanie dokumentacji, digitalizację, wdrożenie nowych procedur, które ułatwią obieg dokumentów w nowym biurze czy optymalizację procedur związanych z drukiem.

Wybierając konkretną datę przeprowadzki, warto mieć na uwadze to, by sam proces trwał jak najkrócej. W tym celu dobrze jest ustalić termin np. na koniec tygodnia, co zmniejszy problem operacyjności biura do minimum. Wybór odpowiedniej daty, która będzie znana odpowiednio wcześniej wszystkim pracownikom, pozwoli dobrze przygotować się do całego przedsięwzięcia.


Zadbać o pracowników

Bardzo istotnym elementem procesu relokacji jest zadbanie o jasną, przejrzystą i otwartą komunikację wewnątrz firmy. Warto pamiętać, że przeprowadzka dla wielu osób jest doświadczeniem stresującym. Zwłaszcza, jeśli wiąże się dodatkowo ze zmianą modelu pracy, np. przejściem z systemu gabinetowego do otwartej przestrzeni biurowej czy wdrożeniem elastycznych rozwiązań. Kluczem do wyjścia z tej sytuacji jest dobra komunikacja. Informując w sposób transparentny o podejmowanych decyzjach oraz wyjaśniając ich powody, ucina się w zarodku spekulacje wynikające często z niewiedzy i obawy przed nieznanym, nie dając tym samym szansy na rozprzestrzenienie się plotek.

Dobrym narzędziem komunikacyjnym jest intranet. Na wewnętrznej stronie firmy można np. zamieścić filmy z wypowiedziami członków zarządu, harmonogram działań i inne istotne informacje związane z przeprowadzką. Nie zdejmuje to bynajmniej odpowiedzialności z liniowych menadżerów – interakcje na poziomie zespołu roboczego również są bardzo istotne.

Nie mniej ważne są kwestie administracyjne, jak poinformowanie o zmianie siedziby odpowiednich urzędów, partnerów biznesowych, wprowadzenie zmian na korporacyjnej stronie internetowej czy chociażby wymiana wizytówek, uwzględniających nowy adres biura.


Przeprowadzka to nie koniec

Choć może wydawać się, że proces przeprowadzki kończy się wraz z przeniesieniem wszystkich przedmiotów do nowej siedziby, warto popatrzeć na relokację szerzej i zadbać np. o integrację pracowników. W tym celu możemy np. przygotować mapki nowego biura i rozmieszczenia działów albo zorganizować specjalny event połączony ze zwiedzaniem nowej przestrzeni.

Często zapomina się również o procesie poadaptacyjnym, zbieraniu zwrotnych opinii od użytkowników przestrzeni na temat wprowadzanych zmian. Czy wszystko działa? Co można udoskonalić? Konsultacje z pracownikami nie tylko ułatwiają rozpoznanie problemów, działają dobrze na sam zespół, zwiększając jego zaangażowanie i identyfikację z nową przestrzenią pracy.

Przyjęcie hybrydowego modelu funkcjonowania skłoni zapewne wiele firm do zmiany siedziby. Nowe biura będą funkcjonowały inaczej niż przed pandemią, będą wymagały świeżego podejścia do komunikacji czy zaaranżowania przestrzeni. W tej sytuacji profesjonalne doradztwo może się okazać cenną pomocą w niełatwym procesie relokacji, takie też wsparcie oferujemy naszym klientom.


AUTORZY

Kamila Barabasz, senior associate w Dziale Powierzchni Biurowych w Colliers

kamila.barabasz@colliers.com, 601 992 852

Specjalizuje się w doradztwie w zakresie procesów biznesowych (business process advisory). W Colliers, poza reprezentowaniem najemców, odpowiada za wsparcie klientów w procesie zarządzania zmianą oraz relokacji. Doświadczenie w tym zakresie zdobyła w sektorze mediów, gdzie kierowała kompleksowym projektem budowy siedziby i stacji nadawczej dla jednej ze spółek mediowych, nadzorowała proces przeprowadzki oraz negocjowała kontrakty najmu powierzchni biurowych dla wielu organizacji.

Grzegorz Rajca, senior associate w Dziale Workplace Innovation w Colliers

Grzegorz jest psychologiem organizacji, analitykiem danych i konsultantem z ponad 10-letnim doświadczeniem. Łączy wiedzę z obszaru nauk społecznych oraz kompetencje z zakresu modelowania statystycznego i psychometrii. W Colliers zajmuje się doradztwem w zakresie strategii środowiska pracy oraz zarządzania zmianą.