17.03.2023

Pułapki w umowach najmu. Jak ich uniknąć?

Nieoczekiwany wzrost kosztów eksploatacyjnych, brak możliwości ekspansji albo podnajmu wynajętej powierzchni, zmiany aranżacyjne czy zbyt krótki czas negocjacji to tylko niektóre aspekty mogące przysporzyć kłopotów najemcom, zarówno na etapie negocjacji umowy najmu, jak i w trakcie korzystania z biura. Jak uniknąć rozczarowań związanych z wynajmem powierzchni biurowej i jak zabezpieczyć się na okres jej obowiązywania?

Aby minimalizować ryzyka warto zdefiniować potrzeby firmy wobec biura m.in. związane z jego aspektami technicznymi, np. bezpieczeństwem, ale też z obranym przez organizację modelem pracy.
Odpowiednio zdefiniowane potrzeby ułatwią uzyskanie precyzyjnych odpowiedzi od wynajmujących w trakcie zbierania ofert i selekcji budynków.

Ekspansja i podnajem czyli elastyczność wpisana w umowę

Rozwój firmy rzadko przebiega w takim tempie i dokładnie w taki sposób, jak zakładają pierwotne plany. Zdarza się więc, że zakontraktowana powierzchnia biurowa okazuje się zbyt mała względem rzeczywistych potrzeb. Biorąc pod uwagę taki scenariusz należy zadbać, by w umowie znalazły się punkty dotyczące pierwszeństwa najmu na określonych warunkach. Brak odpowiedniego zastrzeżenia daje wynajmującemu silną pozycję negocjacyjną. Może to skutkować nieproporcjonalnie wyższą ceną najmu nowej części w porównaniu z powierzchnią główną.
Z drugiej strony, jeśli zajdzie potrzeba redukcji, najemca powinien mieć prawo do podnajmu powierzchni za zgodą wynajmującego. Decyzja ta nie może być odrzucona bez obiektywnych
i jasno wskazanych przyczyn.

Zmiany aranżacyjne

Nawet bardzo świadomi swoich potrzeb, doskonale przygotowani do zmiany siedziby klienci muszą liczyć się z koniecznością wprowadzenia zmian aranżacyjnych już po podpisaniu umowy. Plan nowego biura zwykle ewoluuje bardzo długo, wpływ na niego mają wciąż zmieniające się okoliczności takie jak:

wprowadzanie nowych modeli pracy, których teraz doświadcza wiele organizacji,
sytuacja geopolityczna i ekonomiczna na świecie.

Dobrze przygotowana strategia środowiska pracy zwykle pozwala na uniknięcie radykalnych interwencji na późnych etapach; zawsze jednak trzeba liczyć się z niespodziewanym wpływem zewnętrznych wydarzeń, o czym wielu przedsiębiorców przekonało się szczególnie w ostatnich latach.

Często niedocenianym aspektem zmian jest ich aspekt techniczny. Jeśli zgodnie z umową kwestia wykonawstwa spoczywa na wynajmującym, to on może podejmować decyzje dotyczące szczegółów harmonogramu i zakupu konkretnych produktów niezbędnych do całego procesu. Jeszcze niedawno było to rozwiązanie w pełni akceptowalne dla większości najemców, bo zdejmowało z nich szereg uciążliwych obowiązków. Dopóki poziom cen materiałów i wykonawstwa pozwalał wynajmującym na pokrywanie całkowitego kosztu aranżacji, było to dla przyszłych użytkowników wyjście najwygodniejsze. Obecnie sytuacja znacząco się zmieniła, ceny w ciągu ostatnich dwóch lat wzrosły i coraz częściej to najemca zleca wykonanie prac zatrudnionemu przez siebie wykonawcy. Warto więc zadbać, aby w umowie znalazł się zapis dotyczący formuły „projektuj i buduj”, dzięki któremu zyskuje się tak potrzebną dziś elastyczność w zakresie terminów i kosztów. Elastyczność daje w praktyce pole do niebagatelnych oszczędności.

Koszty eksploatacyjne

W dobie wysokiej inflacji i kryzysu energetycznego to temat trudny. Obie strony powinny mieć możliwość racjonalnego i niezakłóconego działania w ramach umowy najmu, ale na etapie jej negocjowania warto doprecyzować dokładnie jakiego typu usługi i z jaką częstotliwością świadczone są przez wynajmującego przy założonej zaliczce, a które będą dodatkowo obciążały najemcę. Wynajmujący musi mieć swobodę w zarządzaniu budynkiem, by utrzymać jego atrakcyjność na rynku. Z drugiej strony – najemcy słusznie oczekują, że zaproponowany im standard zostanie co najmniej utrzymany, a jego ewentualne podwyższenie będzie racjonalne finansowo. Znalezienie złotego środka nie jest łatwe, choć pomaga w tym m.in. wykonanie audytu opłat eksploatacyjnych.

W związku z wzrostem kosztów, najemcy coraz częściej spodziewają się informacji o polityce kontraktowania energii elektrycznej dla budynku, źródłach tej energii, przejrzystej wiedzy o tym, które elementy są konserwowane w ramach opłaty eksploatacyjnej, a które nie. Ważne, by sprawdzić czy oczekiwania najemcy i wynajmującego są zbieżne, a następnie z wyprzedzeniem wynegocjować kompromis.

Odpowiedni czas negocjacji

Widocznym w ostatnich kilku latach trendem jest wydłużanie okresu negocjacji. Obie strony dążą do precyzyjnego ustalenia warunków umowy, co nie jest łatwe ze względu na sprzeczność interesów. Do omówienia jest też więcej wątków niż dawniej – najemcy pytają o zielone i technologiczne certyfikaty, efektywność energetyczną budynku, spójność z normami ESG czy jakość przyszłego środowiska pracy.

W przeszłości zalecane było rozpoczęcie rozmów na rok przed zakończeniem okresu najmu; obecnie na wymagających rynkach, takich jak warszawski, czas ten najlepiej wydłużyć nawet do dwóch lat. Trzeba przy tym zastrzec, że okres ten dotyczy powierzchni o standardowych rozmiarach, rzędu 1000-3000 mkw. Podmioty większe, które potrzebują kilku lub kilkunastu tysięcy mkw.powinny zacząć poszukiwania nowej siedziby znacznie wcześniej. W obecnych, zmiennych warunkach planowanie w wieloletniej perspektywie nie jest łatwe. Czasem warto przedłużyć dotychczasową umowę - renegocjacja w dotychczasowej siedzibie może być w wielu sytuacjach dobrym wyjściem, żeby jednak podjąć świadomą decyzję, warto przeprowadzić szczegółową analizę środowiska pracy, porównać daną ofertę z warunkami w budynkach referencyjnych w okolicy. Ten krok jest więc taki sam, jak w przypadku relokacji.

Wszystkie wyżej wymienione aspekty są niezwykle istotne i każdy z nich warto skrupulatnie przeanalizować. Oczywiście nie jest to zadanie proste, ale z pomocą doradcy i w odpowiednich ramach czasowych – możliwe do wykonania. Dobrze opracowana i wdrożona strategia najmu powierzchni biurowej procentuje – w rozwoju biznesowym firmy, ale też zadowoleniu pracowników.