Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują przepisy dotyczące Modułu Obsługi Spraw (MOS), czyli systemu cyfrowej obsługi postępowań pobytowych. Choć ramy prawne już działają, uruchomienie systemu technicznego nastąpi dopiero po komunikacie MSWiA – przewiduje się, że w I połowie 2026 r.

1. Czym jest MOS i co zmienia?

MOS to system teleinformatyczny, który ma umożliwić składanie wniosków o:

• pobyt czasowy,
• pobyt stały,
• pobyt rezydenta długoterminowego UE

wyłącznie elektronicznie, z nielicznymi wyjątkami.

Formularze będą ustrukturyzowane, wskazywać wymagane dokumenty i wymagać podpisu:

• profilem zaufanym, lub
• kwalifikowanym e‑podpisem cudzoziemca.

Celem jest ograniczenie błędów i braków formalnych.

2. Koniec stempla w paszporcie

Największa zmiana:
znika stempel w paszporcie, potwierdzający złożenie kompletnego wniosku.
Zastąpi go wyłącznie elektroniczny certyfikat w MOS.

Wpływ na pracodawców:

• brak papierowego potwierdzenia → konieczność zmiany procedur HR,
• pełna zależność od elektronicznych dokumentów i współpracy z cudzoziemcem.

3. Rola pełnomocnika – nowe ryzyka

Choć pełnomocnik nadal może działać, sam wniosek musi podpisać cudzoziemiec własnymi narzędziami elektronicznymi.

W praktyce rodzi to ryzyka:

• nieformalnego udostępniania profilu zaufanego osobom trzecim,
• utraty kontroli nad danymi i innymi usługami administracyjnymi,
• większej liczby błędów przy ograniczonej możliwości pełnego wsparcia przez profesjonalnych pełnomocników.

4. Wyzwania dla pracodawców

MOS wymaga reorganizacji procesów:

• dokumenty pracodawców (oświadczenia, zaświadczenia, potwierdzenia) będą musiały być podpisywane kwalifikowanym e‑podpisem,
• możliwe jest, że urzędy będą wymagały podpisów wyłącznie reprezentantów ujawnionych w KRS,
  → co może znacząco obciążyć zarządy, zwłaszcza w dużych firmach legalizujących setki pracowników rocznie.

5. Elektronizacja tylko częściowa

Choć wniosek składany będzie online, cudzoziemiec nadal musi osobiście stawić się w urzędzie:

• w celu potwierdzenia tożsamości,
• pobrania danych biometrycznych.

W dużych miastach terminy są odległe, co utrudnia planowanie pracy i mobilności.

Okiem eksperta: Łukasz Akuczonek (Project Manager EY Polska)

MOS to ważny krok w cyfryzacji, ale nie usuwa głównych barier (długie postępowania, konieczność osobistego stawiennictwa).
Pracodawcy powinni:

• uporządkować procedury HR,
• wdrożyć standardy podpisów elektronicznych,
• wspierać cudzoziemców w obsłudze systemu.

Dobre przygotowanie ograniczy ryzyka w okresie przejściowym i ułatwi funkcjonowanie w kolejnych etapach cyfryzacji administracji migracyjnej.

Tekst powstał w oparciu o wsparcie eksperckie - Partnera Merytorycznego ABSL - EY Polska