Ryzyka związane z naruszeniem sankcji ekonomicznych są dziś jednymi z kluczowych dla biznesu, w szczególności w przypadku firm o rozbudowanym łańcuchu dostaw, działających w wielu krajach lub aktywnych w sektorze importu lub eksportu. Co istotne, w ostatnim czasie coraz częściej działania (lub zaniechania) przedsiębiorców w zakresie sankcji ekonomicznych stają się przedmiotem zainteresowania organów nadzoru, jak również organów ścigania. Na co dzień spotykamy się ze sprawami naszych klientów, w których to właśnie współpraca z określonymi podmiotami czy eksport określonych towarów stanowi przedmiot weryfikacji przez organy. Odpowiedzialność za błędy bywa wysoka: od kar finansowych po odpowiedzialność karną i utratę reputacji wśród swoich kontrahentów. Wiemy, że taka weryfikacja nie zawsze jest łatwym zadaniem – dlatego już dziś warto skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań rynkowych i pomocy zewnętrznych doradców. 

W naszej ocenie jednym z kluczowych elementów efektywnego systemu sankcyjnego jest prowadzenie weryfikacji kontrahentów pod kątem zastosowania ewentualnych ograniczeń sankcyjnych do ich organizacji, podmiotów powiązanych czy też kraju pochodzenia – czyli prowadzenia tzw. screeningu sankcyjnego. Weryfikacja powinna zacząć się już teraz - reżimy sankcyjne są coraz ściślej egzekwowane, a partnerzy biznesowi i interesariusze wymagają dowodów należytej staranności. Brak odpowiednich narzędzi czy procesów może skutkować koniecznością zawieszenia operacji biznesowych z danym kontrahentem lub narazić na wysokie kary finansowe, a nawet odpowiedzialność karną.

Wiemy jednak, że proces ten jest złożony, a ryzyko występuje przy wielu codziennych transakcjach dokonywanych przez firmy. Na co dzień zauważamy, że nawet dojrzałe organizacje mierzą się z wieloma wyzwaniami związanymi z wdrożeniem rozwiązań służących przestrzeganiu przepisów sankcyjnych, dlatego warto skorzystać ze sprawdzonych rozwiązań technologicznych oraz wsparcia ekspertów.

Jak dokładnie przebiega screening sankcyjny i co należy wziąć pod uwagę?

• Celem screeningu jest sprawdzenie określonych podmiotów, osób, krajów lub towarów pod kątem występowania na listach sankcyjnych lub powiązań z podmiotami objętymi sankcjami;
• Screening sankcyjny obejmuje liczne dokumenty (listy sankcyjne przygotowane w różnych krajach i przez różne podmioty/organizacje) oraz liczne wolumeny danych - szczególnie w przypadku współpracy z kontrahentami z różnych krajów, kiedy to problem może sprawiać dokonywanie weryfikacji na podstawie danych z różnych baz danych, w różnych językach;
• Bardzo złożone screeningi mogą być bardzo czasochłonne i prowadzić do błędów ludzkich, w przypadku wykonywania ich ręcznie;
• Konieczne jest opracowanie sprawdzonej metodologii dokonywania screeningów - odpowiednio dopasowanej do przedmiotu i zakresu działalności danej organizacji oraz rodzaju klientów/kontrahentów, z którymi współpracuje;
• Odpowiednio dostosowane screeningi powinny również obejmować aktualizację danych podmiotów oraz wszystkie związane z nimi zmiany (np. w zakresie struktury właścicielskiej lub zmiany danych), które mogą wpływać na oszacowanie ryzyka sankcyjnego. 

Dobra wiadomość jest taka, że nowoczesne technologie potrafią znacząco uprościć weryfikację kontrahentów, poprawić efektywność tych działań oraz zminimalizować ryzyka potencjalnej odpowiedzialności podmiotu.

Z naszej praktyki wynika, że przeprowadzanie skutecznego screeningu sankcyjnego ma szczególne znaczenie w przypadku podmiotów typu Global Business Services (GBS), które współpracują z wieloma podmiotami na różnych rynkach.  Efektywna weryfikacja pozwala na ograniczenie ryzyka, poprzez ujednolicenie procesów due diligence kontrahentów, stabilizację łańcucha dostaw oraz szybkie reagowanie na dynamiczne zmiany w otoczeniu regulacyjnym. 

W jaki sposób możliwe jest wykorzystanie technologii do przeprowadzenia screeningu?

• Możliwe jest zastosowanie screeningu automatycznego (z wykorzystaniem danych zawartych na aktualnych listach sankcyjnych), które weryfikowane są przez specjalnie przystosowane do tego narzędzia,
• Narzędzia technologiczne umożliwiają odpowiednie dostosowanie kryteriów, odpowiednich do obowiązków sankcyjnych danego podmiotu oraz zakres jego działalności, 
• Zebrane dane przedstawione są w postaci przystępnego raportu końcowego, którego zakres dostosowany jest do potrzeb organizacji.

Nasza wieloletnie praktyka wskazuje, że wykorzystanie nowoczesnych technologii w zakresie prowadzenia screeningu sankcyjnego może przyczynić się do znaczących korzyści biznesowych, wśród których należy wskazać na:

• Mniej fałszywych alertów - w przypadku odpowiednio zbudowanych systemów screeningu możliwe jest znaczące zmniejszenie ryzyka błędów;
• Szybsze decyzje - możliwe jest szybsze generowanie danych, a co za tym idzie szybsze podejmowanie decyzji biznesowych – na bazie danych przygotowanych przez system;
• Lepsze pokrycie ryzyka: wykrywanie wszelkich ryzykownych powiązań, niezależnie od stopnia ich skomplikowania oraz wykorzystywanego języka;
• Zbudowanie efektywnego systemu – stosowanie analogicznych sposób weryfikacji dla każdego z podmiotu, co powoduje, że decyzje są spójne, a weryfikacja kompletna, co znacząco ułatwia codzienną pracę. 

W miarę jak krajobraz geopolityczny nadal się zmienia, a sankcje stają się coraz powszechniejszym narzędziem polityki międzynarodowej, poleganie na zaawansowanych technologiach będzie coraz powszechniejsze, a wręcz stanie się niezbędne. 

Praktyka pokazuje, że firmy, które wykorzystają nowe technologie oraz automatyzację w procesach weryfikacji pod kątem ryzyk sankcyjnych, nie tylko zabezpieczą swoją działalność przed naruszeniami regulacyjnymi, lecz także zyskają znaczącą przewagę konkurencyjną dzięki wyższej efektywności i większemu zaufaniu swoich interesariuszy. Przyszłość zgodności w zakresie sankcji jest niewątpliwie cyfrowa, inteligentna i zintegrowana, a każda z firm powinna już dzisiaj działać nad wprowadzeniem jak najefektywniejszego systemu służącego przestrzeganiu przepisów sankcyjnych w swojej organizacji.

Autorzy:

Kamil Kozłowski

Co-head of Defence & Dual Use
Head of Compliance & Regulatory Disputes
Counsel, Adwokat, PwC Legal
Tel: +48 519 507 755
Email: kamil.kozlowski@pwc.com

Judyta Banaszyńska

Compliance Practice
Senior Associate, Adwokat, Approved Compliance Officer
PwC Legal
Tel: +48 571 779 652
Email: judyta.banaszynska@pwc.com