Wyobraźmy sobie świat, w którym dane z dokumentów są zawsze ustrukturyzowane i dostępne wtedy, gdy ich potrzebujemy - bez konieczności mozolnego przeszukiwania między papierami, skanami czy złożonymi plikami. W dobie rosnących wymagań regulacyjnych i raportowych to wyzwanie staje się coraz bardziej palące dla organizacji w różnych sektorach.

Nowe wymagania i ich wpływ na pracę z danymi

Standardy i regulacje takie jak ESG, CSRD, NIS2, DORA, AI Act, AML oraz przepisy dotyczące łańcuchów dostaw zwiększają potrzebę transparentności, wiarygodności i szybkiego dostępu do kluczowych informacji. Jednak wiele niezbędnych danych nadal „ukrywa się” w różnorodnych dokumentach - umowach, raportach, fakturach, politykach czy korespondencji.

Typowe wyzwania związane z dokumentami

Organizacje coraz częściej wykorzystują automatyzację do pracy z dokumentami, sięgając po OCR i systemy workflow, a także pierwsze platformy inteligentnego przetwarzania dokumentów (IDP). Mimo to nadal występują trudności:

• ryzyko błędów ekstrakcji,
• złożoność definiowania reguł dla nowych formatów,
• czasochłonna konieczność weryfikacji poprawności wyników,
• ograniczona elastyczność przy rosnącej różnorodności dokumentów,
• trudności ze skalowaniem automatyzacji w złożonych procesach biznesowych.

Jak podejść do analizy złożonych dokumentów?

Zrozumienie typów dokumentów
 Dokumenty można podzielić na:

• Ustrukturyzowane (formularze, faktury z ustalonym formatem),
• Częściowo ustrukturyzowane (faktury, zamówienia o zmiennych układach),
• Nieustrukturyzowane (umowy, raporty, maile, często najbardziej wartościowe, lecz najtrudniejsze w automatycznym przetwarzaniu).

Automatyzacja klasyfikacji i ekstrakcji danych
Metody oparte na sztucznej inteligencji pozwalają na precyzyjne wyciąganie zarówno precyzyjnych danych (numerów, kwot, dat, sum, nazw), jak również na bazie tych danych wyciągać wnioski, porównywać je (także semantycznie) i łączyć. Nawet jeśli zapisane są w różnych formatach (tj. Pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, maile, skany, PDFy) io niejednolitym formacie, obszerne, wielojęzyczne.

• Model human-in-the-loop
   Połączenie automatycznej ekstrakcji z kontrolą człowieka w miejscach o niskim poziomie pewności pozwala na utrzymanie wysokich standardów dokładności, a jednocześnie oszczędza czas.
• Zapewnienie pełnej audytowalności
   Każdy wyciągnięty fragment danych powinien mieć przypisaną lokalizację w dokumencie (plik, strona, linijka) - to kluczowe z perspektywy audytów i zgodności z przepisami.
• Integracja z istniejącymi systemami
   Automatycznie wyodrębnione dane powinny płynnie zasilać systemy ERP, CRM, platformy raportowe czy compliance, eliminując ręczne przepisywanie i błędy.
• Przekraczanie ekstrakcji - budowanie inteligencji dokumentowej
   Prawdziwa wartość pojawia się, gdy wyciągnięte dane pozwalają odnajdywać wzory i powiązania między dokumentami, wspierając decyzje i zarządzanie ryzykiem na poziomie całej organizacji.

Cognitive Documents Processing (CDP) - jak PwC wspiera automatyzację pracy z dokumentami

W odpowiedzi na wymienione wyzwania PwC opracowało platformę Cognitive Documents Processing (CDP), która stanowi kolejny krok w digitalizacji i automatyzacji pracy z dokumentami.

Czym jest CDP?

CDP to zaawansowana platforma wykorzystująca sztuczną inteligencję do wsparcia klasyfikacji dokumentów, ekstrakcji danych, weryfikacji wyników, anonimizacji, tłumaczeń oraz tworzenia dedykowanych asystentów wiedzy na wybrane tematy.

Działa w modelu human-in-the-loop - co oznacza, że wysoka automatyzacja idzie w parze z kontrolą ekspertów, minimalizując ryzyko błędów i „halucynacji” AI.

Główne obszary zastosowania CDP

Platforma znajduje wsparcie m.in. w obszarach:

• raportowania i compliance,
• ESG,
• NIS2,
• AML/KYC,
• finansów,
• zarządzania zakupami,
• audytu,
• przeglądu umów,
• weryfikowania kontraktów.

Szczególnie przydatna w procesach, które rozpoczynają się od zbiorów różnorodnych dokumentów, a kończą na potrzebnych, uporządkowanych danych do analiz, decyzji lub kontroli.

Kluczowe cechy i korzyści

• Intuicyjne definiowanie reguł ekstrakcji, szybkie dostosowanie do nowych typów dokumentów.
• Automatyczne łączenie danych i dokumentów, weryfikacja wyników z udziałem człowieka.
• Różne modele wdrożeniowe: SaaS, on-premise lub managed service, dopasowane do potrzeb klienta.
• Mierzalne efekty: ponad 95% poprawnej ekstrakcji danych, około 95% redukcji czasu przetwarzania w porównaniu do pracy manualnej, analiza nawet dużych dokumentów (np. 100 stron) w ciągu około 2 minut.

Perspektywy i znaczenie

W świecie rosnących wymogów regulacyjnych oraz rosnącej ilości dokumentów przewagę rynkową uzyskają te organizacje, które sprawnie przekształcą ogrom zawartych w dokumentach informacji w uporządkowane i wiarygodne dane. CDP jest przykładem narzędzia, które może tę transformację znacząco przyspieszyć, umożliwiając skoncentrowanie się na działaniu na podstawie gotowych, zweryfikowanych danych - a nie na czasochłonnym ich wyszukiwaniu i przepisywaniu.

Przydatne wskazówki dla organizacji chcących usprawnić pracę z dokumentami

• Przygotuj się na proces ciągłego trenowania i aktualizacji modeli ekstrakcji na podstawie specyfiki Twoich dokumentów.
• Buduj hybrydowe procesy automatyzacji z modelem human-in-the-loop - zapewnia to równowagę między efektywnością a jakością.
• Zadbaj o integrację narzędzi do automatyzacji z istniejącymi systemami i procesami w Twojej organizacji.
• Monitoruj dokładność, czas przetwarzania i poziom interwencji manualnej, aby stale mierzyć i poprawiać efektywność.
• Zwracaj uwagę na bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych i biznesowych.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie danymi z dokumentów to obecnie nie tylko usprawnienie pracy, ale warunek niezbędny do spełniania wymagań regulacyjnych i osiągania przewagi konkurencyjnej. Podejścia oparte na inteligentnym przetwarzaniu dokumentów, takie jak PwC Cognitive Documents Processing, pokazują, że można praktycznie połączyć pełną automatyzację z jakością i audytowalnością.

Organizacje, które zainwestują w rozwój tych umiejętności i technologii, będą mogły szybciej reagować na zmiany rynkowe i regulacyjne, a także zoptymalizować wewnętrzne procesy - od raportowania, przez compliance, po zarządzanie ryzykiem.

Dowiedz się węcej na tej stronie.

Zapraszamy do kontaktu:

Mariusz Wilarski
Senior Manager
Email: mariusz.wilarski@pwc.com

Łukasz Malicki
Manager
lukasz.malicki@pwc.com