2025 rok przyniósł wdrożenie nowej ustawy regulującej warunki powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce, ale to w 2026 r. firmy w pełni odczują skutki jej stosowania. Pełna elektronizacja procesów, nowe obowiązki formalne, wzmożona kontrola i wyższe kary oznaczają konieczność reorganizacji procedur zatrudniania obcokrajowców. Na co powinni przygotować się pracodawcy?

Pełna elektronizacja legalizacji pracy

Nowa ustawa wprowadziła obowiązek prowadzenia całego procesu legalizacyjnego wyłącznie przez praca.gov.pl — od wniosków, korespondencji z urzędem po doręczenie decyzji.

Kluczowe zmiany:

• Pracodawca musi przekazać kopię podpisanej umowy z cudzoziemcem przed powierzeniem pracy – jeśli zatrudnia na podstawie online wystawionego zezwolenia lub oświadczenia.
• Obowiązkowe tłumaczenie przysięgłe umowy, jeśli została podpisana wyłącznie w języku obcym.
• Pracodawca musi przechowywać dokumenty dot. legalizacji pracy przez cały okres zatrudnienia + 2 lata po jego zakończeniu (lub dłużej, jeśli wymagają tego przepisy o dokumentacji pracowniczej).

Nowe obowiązki notyfikacyjne:

• Zezwolenie na pracę: zgłoszenie niepodjęcia, przerwania lub zakończenia pracy – w terminie 2 miesięcy.
• Procedura oświadczeniowa:
  • podjęcie pracy – w 7 dni
  • niepodjęcie – w 14 dni
  • wcześniejsze zakończenie pracy – niezwłocznie
  
  

Łatwiejsza odmowa wydania zezwolenia na pracę

Wojewoda ma obowiązek odmówić wydania zezwolenia, jeśli:

• firma była karana za nielegalne powierzanie pracy,
• nie zgłasza pracowników do ZUS lub posiada zaległości podatkowe/składkowe,
• nie wykaże realnej działalności i zdolności finansowej do zatrudnienia cudzoziemca.

Dodatkowy problem: urzędy wojewódzkie stosują odmienne wymagania dotyczące dokumentów finansowych, co utrudnia przewidywalność procesu.

Wpływ sytuacji cudzoziemca: jeżeli w ciągu 2 lat wcześniej nie wykonywał pracy, mimo posiadania zezwolenia lub oświadczenia, wojewoda odmówi nowego zezwolenia. Firmy muszą więc weryfikować historię pracy kandydata, mimo ograniczonych narzędzi.

Zmniejszenie liczby cudzoziemców uprawnionych do pracy

Nowe przepisy uniemożliwiają pracę cudzoziemcom, którzy przebywają w Polsce m.in. na podstawie:

• wiz turystycznych, edukacyjnych, odwiedzin, leczenia,
• wiz innych państw Schengen,
• ruchu bezwizowego – jeśli kraj znajdzie się na liście państw wyłączonych.

Może to istotnie ograniczyć pulę kandydatów dostępnych na rynku pracy.

Wykaz przedsiębiorców strategicznych

Utworzono listę firm o strategicznym znaczeniu dla gospodarki. Ich wnioski o:

• zezwolenia na pracę,
• wizy,
• pobyty czasowe

są rozpatrywane priorytetowo, co daje dużą przewagę konkurencyjną. Jednak kryteria wpisu są wąskie – obejmują przedsiębiorców korzystających z pomocy publicznej i wsparcia nowych inwestycji. Rząd zapowiada możliwe zmiany tych zasad w 2026 r.

Koniec testu rynku pracy + możliwe limity zezwoleń

Zlikwidowano test rynku pracy, lecz wprowadzono możliwość:

• ustalania limitów liczbowych zezwoleń na pracę,
• określania przez starostów list zawodów, w których wojewoda będzie odmawiać zezwoleń.

W 2026 r. mogą pojawić się istotne ograniczenia lokalne.

Nowe zasady dotyczące pracowników delegowanych

Najważniejsze zmiany:

• „Powiązanie” między spółkami delegującą i przyjmującą definiuje teraz Kodeks spółek handlowych, a nie ustawa o PIT – wymaga ponownej analizy struktur grupowych.
• Pracownik delegowany musi mieć zagraniczną umowę o pracę jeszcze przed delegowaniem.
• Od 1 sierpnia 2025 r. do urzędu należy przesłać umowę o pracę delegowanego wraz z tłumaczeniem przysięgłym – przed rozpoczęciem pracy.
• Reprezentant pracodawcy zagranicznego musi posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny zgodny z UE.
  Wyższe kary i szersze uprawnienia kontrolne
  
  

Wyższe kary i uprawnienia kontrolne

• PIP i Straż Graniczna mogą kontrolować firmy bez zapowiedzi, także równolegle z innymi kontrolami.
• Kara za nielegalne powierzenie pracy: 3 000 – 50 000 zł za każdego cudzoziemca.
  
  

Rozporządzenia wykonawcze od 1 grudnia 2025 r.

Nowe opłaty:

• 200 zł – zezwolenie do 3 miesięcy
• 400 zł – powyżej 3 miesięcy
• 800 zł – pracownik delegowany
• 100 zł – praca sezonowa
• 400 zł – oświadczenie

Nowa lista państw w procedurze oświadczeniowej: Armenia, Białoruś, Mołdawia, Ukraina (Gruzja wyłączona, ale stare oświadczenia ważne).

Poszerzono zakres osób zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę — dotyczy to m.in. wszystkich absolwentów polskich uczelni, także studiów niestacjonarnych.

Nowe obowiązki firm w związku z legalizacją pobytu

Podmiot powierzający pracę musi zawiadomić wojewodę w terminie 15 dni m.in. o:

• utracie pracy przez cudzoziemca,
• zmianie siedziby, nazwy, formy prawnej,
• przejściu zakładu pracy,
• zmianie stanowiska bez zmiany obowiązków,
• zwiększeniu wymiaru pracy (z proporcjonalnym zwiększeniem wynagrodzenia),
• przejściu z umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę.

To istotnie zwiększa zakres odpowiedzialności pracodawcy.

Okiem eksperta: Michał Wysłocki (Senior Manager EY Polska, Ekspert ABSL)

2026 rok będzie testem dla pracodawców w obszarze compliance imigracyjnego. Zmiany wprowadzone w 2025 r. zaostrzyły procedury, zwiększyły liczbę obowiązków i sankcji, a także ograniczyły dostęp cudzoziemców do rynku pracy.

Firmy muszą wprowadzić bardziej rygorystyczne standardy obsługi całego procesu zatrudnienia – od rekrutacji, przez monitoring legalności pracy, po wypełnianie obowiązków po ustaniu zatrudnienia. Przedsiębiorcy z wykazu strategicznego zyskają przewagę, dzięki priorytetowemu rozpatrywaniu wniosków.

Organizacje, które szybko dostosują procesy, zdobędą przewagę operacyjną i rekrutacyjną. Pozostałe będą narażone na terminy, ryzyka i sankcje. 2026 r. prawdopodobnie przyniesie kolejne zmiany w ramach polityki migracyjnej - konieczna jest stała czujność.

Tekst powstał w oparciu o wsparcie eksperckie - Partnera Merytorycznego ABSL - EY Polska